Metadata in de GBIF IPT (versie 2.1; verouderde versie)

Update 18 mei 2015: Dit blog is gebaseerd op de GBIF Integrated Publishing Toolkit (IPT) versie 2.1. Er is ondertussen een nieuwere versie beschikbaar met belangrijke veranderingen in het gebruik van de metadata. Het nieuwe blog is hier te vinden.

Een dataset, die via een GBIF Integrated Publishing Toolkit (IPT) in de GBIF data portal wordt gepubliceerd, moet worden voorzien van metadata (letterlijk: data over data). GBIF volgt voor de metadata het GBIF Metadata Profile (GMP). Dit is een afgeleide van de Ecological Metadata Language (EML) standaard, een standaard die door veel ecologische datanetwerken wordt gebruikt. Het invoeren van metadata voor een dataset is belangrijk voor (1) het creëren van een context voor de juiste interpretatie van de data, (2) de vindbaarheid van de dataset te vergroten, (3) de presentatie van de dataset in de GBIF data portal te optimaliseren en (4) het eventueel genereren van een data paper voor een peer-reviewed journal.

Voor het beschrijven van de metadata heeft GBIF een technische handleiding en een inhoudelijke handleiding geschreven. In deze handleidingen vind je voor elk veld respectievelijk hoe deze ingevoerd moet worden en welke informatie je hierin hoort te beschrijven. De beschrijving van de metadata is in het GMP verdeeld in 12 secties, die tot elk gewenst detailniveau beschreven kunnen worden. Niet alle velden zijn even relevant voor de doelen die aan de dataset gesteld zijn. In dit artikel geven we alleen een beeld welke velden NLBIF belangrijk vindt en tot welk detailniveau deze velden ingevoerd zouden moeten worden. Voor overige informatie kunt u de GBIF handleidingen raadplegen.

Geadviseerde meta-data velden 

Van de 12 secties in de GMP adviseert NLBIF om in ieder geval de volgende secties te beschrijven: basic metadata, geographic coverage, taxonomic coverage, temporal coverage, keywords en de rechteninformatie in de additional metadata. Daarnaast vindt NLBIF het belangrijk om aan te geven welke onderzoekmethoden er gebruikt zijn en welke datamanipulaties er voor publicatie hebben plaats gevonden. Deze informatie kan opgeslagen worden in de sampling methods sectie.

In de volgende paragrafen wordt er per sectie geadviseerd hoe de metadata ingevoerd kan worden.

Basic metadata

Title en description zijn verplichte velden. Ook een aantal contacten zijn verplicht (resource contact, resource creator, metadata provider), waarbij per contact de lastname, position en organisation verplicht zijn.

Title: Geef een duidelijke beschrijvende titel van de dataset. Omdat de titels van de Nederlandse datasets in een internationale context online gaan, is Engels de geprefereerde taal. NLBIF hanteert een formule voor de titels van datasets: Naam organisatie - landaanduiding (ISO) - specificatie dataset (naam of korte omschrijving). Bijvoorbeeld: Natural History Museum Rotterdam (NL) - Mollusca Collection. Als de naam van de organisatie al duidelijk aangeeft dat het een Nederlandse organisatie betreft, wordt de landaanduiding overgeslagen, bijvoorbeeld: Dutch Foundation for Applied Water Research (STOWA) - Limnodata Neerlandica.

De description dient zo veel mogelijk informatie te bevatten die toch op een compacte manier is weergegeven. Neem de W-vragen als basis (van Wie, Wanneer, Waarom, Waar, Wat). Graag dus iets over de periode van datavergaring, locatie, grove taxonomische groepen en onderzoeksmethoden. Wanneer het relevant is ook zaken betreffende eigendom, onderzoeksprogramma's etc. Dit alles compact in een zin of 5 a 10.

Voor wat betreft contact gegevens:

Email: geen hoofdletters gebruiken dit geeft een onduidelijke foutmelding (in de huidige IPT versie 2.1.1) en dus hoop zoekwerk.

Postcode: gebruik internationale notatie: NL-1090 BC

Telefoon: gebruik internationale notatie: +31 20 5255496

Geographic Coverage

Geef hier een accurate gebiedsbeschrijving van de waarnemingen of de herkomst van de specimen in de dataset.

Taxonomic Coverage

In deze sectie kan in elke detailniveau aangegeven worden welke organismen in de dataset te vinden zijn. NLBIF adviseert hier om zo’n detailniveau te kiezen dat je tot ongeveer 20 taxa hebt in deze sectie. Voor animalia kun je bijvoorbeeld voor de ordes kiezen en bij planten voor families.

Temporal Coverage

Geef de periode van waarnemen of bemonsteren aan.

Keywords

Hier kun je denken aan de grove taxonomische groepen, specifieke onderzoeksgebieden en specifieke onderzoeksmethoden.

Sampling method

Voor de juiste interpretatie van de data is het belangrijk dat de gebruiker weet hoe de onderzoeksdata verzameld zijn. Geef een duidelijke herhaalbare beschrijving van de onderzoeksmethode. In veel gevallen zijn er reeds publicaties geschreven met de onderzoeksdata en is in die artikelen al uitvoerig de onderzoeksmethode beschreven. Het is prima om deze informatie over te nemen (mits u daar de rechten toe heeft!) of naar de onderliggende artikelen te verwijzen in de citations sectie.

Vaak worden er manipulaties op de onderzoeksdata uitgevoerd, denk bijvoorbeeld aan conversies van georeferenties naar een internationale standaard, de toetsing van de taxonomische velden met een breed geaccepteerde soorten checklist of geografische vertroebeling. Dit is zeer belangrijke informatie voor het juist gebruiken van de data en probeer de beschrijving van deze stappen dus altijd op te nemen in de quality control en step description velden.

Additional metadata

In de additional metadata kunnen de rechten van de data worden aangegeven in het veld IP Rights. Geef hier duidelijk aan wie de rechten van de data heeft en welke vrijheden de gebruikers hebben met de data. Je kan hier een standaard Creative Commons rechten declaratie voor gebruiken. GBIF gaat in 2015 over op een aantal standaard annotaties.  Waarschijnlijk zullen deze annotaties gebaseerd zijn op de volgende Creative Commons declaraties:

• CC0; geen restricties aan de data
• CC-BY; de bron van de data wordt duidelijk vermeld bij hergebruik
• CC-BY-NC; als hierboven met de beperking dat de data alleen non-commercieel gebruikt mag worden

NLBIF gebruikt tot nu toe de volgende tekst vaak: Data from this dataset may be used and shared freely when the creators of the data are attributed correctly. Dit ligt dicht aan tegen de CC-BY. NLBIF adviseert om vanaf nu een van de bovenstaande Creative Commons declaraties te gebruiken en daarbij in gedachte te houden dat het gebruik van de data komt het beste tot zijn recht als er zo min mogelijk beperkingen aan de gebruiksrechten worden opgelegd.

Data paper genereren

Met behulp van de GBIF IPT is het mogelijk om een zogenaamde datapaper te genereren. Een datapaper is eigenlijk een metadata paper, een artikel waarin je beschrijft dat er data beschikbaar zijn online, wat voor een data dit zijn en waarvoor deze data zijn gebruikt of gebruikt kunnen worden. Op basis van de metadata die in de IPT zijn ingevoerd wordt de datapaper gegenereerd. Verschillende peer-reviewed tijdschriften accepteren deze format van de datapaper automatisch. Zie hier voor meer informatie Neem contact op met de NLBIF coördinator als u serieus overweegt een datapaper te publiceren, NLBIF kan u technisch, inhoudelijk en financieel ondersteunen.